Západočeská univerzita v Plzni

Vyřizuje:

Marie Kotěšovcová

e-mail: kotes@rek.zcu.cz

tel.: 377 63 10 36

Vypracování roční zprávy a závěrečného oponentního řízení za rok 2012

- vzor oponentního posudku

Tiskopisy ekonomického oddělení pro žádosti o převody a přeúčtování naleznete na http://www.zcu.cz/pracoviste/eo/Formulare.html

Tiskopis - vzorový time sheet pro evidenci osobních nákladů účtovaných na zakázku projektu

Dokumenty k vyplnění při podání žádosti o audit: Základní údaje o zakázce - vzor

Prohlášení - vzor

Projekty se samostatným bankovním účtem

Úhrady nákladů hrazených z účelové podpory v daném kalendářním roce musí být provedeny do konce daného kalendářního roku. Bankovní účet k 31. 12. kalendářního roku musí mít zůstatek dotačních prostředků nulový!

1. Z této podmínky vyplývá následující:
   * z účelové podpory MPO nelze hradit zejména:
   o osobní náklady za prosinec daného kalendářního roku (částku na úhradu prosincových mezd vč. odvodů lze převést do FÚUP maximálně však do výše přípustné míry 5 % z dotace)
   o materiál ze skladu vydaný v prosinci daného kalendářního roku
   o faktury a jakékoliv ostatní doklady, jejichž úhrada bude provedena v následujícím roce
   * u faktur se musí uvést informace, že se mají hradit ze samostatného bankovního účtu
   * u faktur se splatností v následujícím roce je nutné napsat na průvodku faktury, že faktura musí být zaplacena do konce kalendářního roku
   * náklady zaúčtované na účelové podpoře do konce kalendářního roku jsou konečné, jakékoliv změny v lednu následujícího roku jsou nepřípustné

Vzhledem k tomu, že veškeré úhrady dokladů musí být provedeny ze samostatného bankovního účtu do konce kalendářního roku, musí být veškeré účetní doklady předány do účtárny do 10.12. běžného kalendářního roku, aby mohly být doklady zaplaceny přímo ze samostatného bankovního účtu nebo aby mohly být zahrnuty do hromadného převodu ze samostatného bankovního účtu. Poslední hromadný převod nákladů ze samostatného bankovního účtu bude proveden v období od 15.12. do 20.12. daného kalendářního roku. O p ř e v o d ž á d á ř e š i t e l !

Za dodržování výše uvedených pravidel je zodpovědný řešitel.

Doporučení kontrolních orgánů MPO: z dotace všech projektů MPO, které jsou řešeny na ZČU v r. 2010, nelze vyplácet stipendia z toho důvodu, že vyhlášení i uzavření smluv bylo podle platné legislativy do 30. 6. 2008, tj. nařízení vlády č. 461/2002, kde stipendia v osobních nákladech uvedena nejsou. Od r. 2010 budou vyplacená stipendia NEUZNATELNÝM VÝDAJEM! U projektů zahajovaných v r. 2011 lze stipendia čerpat pouze v případě, že bude dodržen stipendijní řád ZČU.

Doproručení pro řešitele nově zahajovaných projektů TIP

Ověřte co nejdříve (nejpozději do konce listopadu) u hlavního řešitele, jakým způsobem bude chtít ověřit vaše čerpání finančních prostředků a zda nebude požadovat dílčí audit. V případě požadavku dílčího auditu toto oznamte na tel. č. 1036 a hlavní účetní.

Požadavek hlavní účetní na náležitosti účetních dokladů na ZČU u projektů se samostatným bankovním účtem:

Pokud je pro projekt zřízen samostatný bankovní účet, je třeba při potvrzování účetních dokladů napsat tam poznámku "účet" výraznou barvou, aby bylo zřejmé, že se musí platit z jiného bankovního účtu, než je běžné.
Podle množství nákladových položek je nutné 1x za měsíc nebo kvartál zkontrolovat výsledovku s výpisem z účtu a poslat na EO žádost o převod hotovosti v té výši, která nebyla hrazena ze samostatného bankovního účtu pro projekt. V případě, že poplatky za vedení bankovního účtu (případně výnosy z bankovního účtu) nesmí být nákladem projektu, poslat e-mail pí. Ledererové s uvedením zakázky, kam tyto položky účtovat. Po ukončení projektu a obdržení zprávy o závěrečném vyúčtování předat kopii na EO a poslat žádost o zrušení bankovního účtu na adresu hlavní účetní pí. Šístkové.

Postup při změně výše uznaných nákladů nebo výše účelové podpory projektů výzkumu a vývoje (platí pro projekty zahajované do r. 2010)

K § 4 nařízení vlády č. 461/2002 Sb., o účelové podpoře výzkumu a vývoji z veřejných prostředků a o veřejné soutěži ve výzkumu a vývoji Ministerstvo průmyslu a obchodu stanovuje následující termín:

Žádost o změnu výše uznaných nákladů nebo výše účelové podpory může příjemce předložit MPO vždy do konce října běžného roku. Případné další žádosti po tomto termínu budou posuzovány podle pořadí jejich doručení, změny uznaných nákladů nebo účelové podpory budou prováděny do výše disponibilních prostředků.

Dne 2. 11. 2010 proběhla informativní schůzka s řešiteli a administrátory výzkumných projektů MPO za účasti hlavní účetní ZČU a zástupkyně auditorské kanceláře s tématem "Závěr roku" a eliminace chyb. Prezenční listina.

Příspěvek se zkušenostmi s administrací a přípravou spisů auditora z předchozích let přednesl Ing. Luděk Hynčík, Ph.D.

Prezentace administrátorky projektů zde.