Trvalým cílem Západočeské univerzity v Plzni je budovat vzájemnou důvěru. Za účelem zajištění etických standardů podnikání přijalo vedení univerzity systémová opatření, vedoucí ke snížení rizika protiprávního jednání. Byl zaveden program ochrany oznamovatelů, který umožňuje podávat oznámení o porušení vybraných právních předpisů ČR v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, a oznamovat porušení práva Evropské unie, vycházející ze Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie.

• Etická linka je řešena tak, aby zajistila anonymitu oznamovatele a jeho ochranu před postihem, diskriminací či jinými odvetnými opatřeními. Oznamovatelem může být zaměstnanec, student, obchodní partner nebo třetí osoba (veřejnost), která učiní oznámení nebo sdělí své obavy o podezření z nekalého jednání. 
• Tato oznamovací služba může být použita pouze pro hlášení nekalého či protiprávního jednání.
• Etická linka je určena především těm uživatelům, kteří si nejsou jistí, zda anebo jak protiprávní jednání oznámit.
• Veškeré informace poskytnuté prostřednictvím etické linky jsou zabezpečeny proti zneužití, archivovány a uchovávány v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů EU 2016/679, dalšími právními předpisy upravujícími zpracování a ochranu osobních údajů a zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů.

Pohodlný a jednoduchý způsob pro elektronické podání oznámení představuje aplikace BDO Ethics Hotline. Pro podání oznámení nejsou vyžadovány žádné zvláštní dokumenty. Doporučujeme však poskytnout všechny relevantní informace.

Přestože je podání oznámení prostřednictvím aplikace pohodlné a praktické, je možné využít i jiné cesty. Oznámení lze učinit i prostřednictvím:

• elektronické pošty na adresu: etickalinka@rek.zcu.cz
• poskytovatele poštovních služeb, přičemž oznamující osoba je povinna viditelně označit obálku slovy „neotvírat – whistleblowing“ a zaslat na adresu: Západočeská univerzita v Plzni, Univerzitní 8, 301 00 Plzeň
• ústně nebo na žádost oznamovatele osobně koordinátorovi šetření, kterým je Mgr. et Bc. Tereza Vojáčková, tel. 377 631 094.

Oznámení musí obsahovat údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud by bylo podáno osobou, jejíž totožnost je koordinátorovi šetření známa.

Koordinátor šetření dbá na zachování důvěrnosti identity oznamovatele při využití všech uvedených možností komunikačních kanálů. 

Při podání oznámení prostřednictvím aplikace BDO Ethics Hotline nejsou ukládány žádné informace jako například IP adresa, data o fyzickém umístění počítače nebo vybraná sledovací cookies, které by mohly vést ke zpětnému vypátrání uživatele.

Každé oznámení bude důkladně prošetřeno, a pokud to bude nezbytné, budou přijata opatření ke sjednání nápravy nebo vyvození důsledků ze zjištěných skutečností. 

Koordinátor šetření je povinen posoudit důvodnost oznámení a písemně vás vyrozumět o výsledcích posouzení šetření do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je koordinátor šetření  povinen vás písemně vyrozumět před jejím uplynutím.

Při podání oznámení prostřednictvím aplikace BDO Ethics Hotline je každému podanému oznámení přidělen bezpečnostní kód, který se zobrazí na obrazovce. Tento kód si opište a bezpečně uschovejte. Pod tímto kódem můžete sledovat průběh a výsledky šetření oznámení. O průběhu šetření budete průběžně informováni prostřednictvím komentářů v detailu oznámení.

Po kliknutí na výše uvedený odkaz můžete podat oznámení nebo sledovat vyřízení již podaného oznámení.

Podrobnosti o tom, kdo může podat oznámení, co může být oznámeno, jak probíhá vyřízení oznámení a jak jsou chráněny osobní údaje naleznou zaměstnanci ZČU ve Směrnici 22R/2022.