Proč a jaké osobní údaje o mne ZČU zpracovává?

ZČU zpracovává většinu osobních údajů svých studentů ze zákona, a to za účelem zajištění průběhu Vašeho studia. ZČU Vaše osobní údaje zpracovává zejm. v rozsahu tzv. matriky studentů stanovené § 88 zákona o vysokých školách, v platném znění. Údaje jsou zde zpracovávány proto, aby ZČU mohla v souladu s platnými právními předpisy vést evidenci studentů a plnit požadavky nutné pro výpočet rozpočtu ZČU a statistické účely. Konkrétně jsou v matrice studentů ze zákona zpracovávány následující údaje: jméno a příjmení, popřípadě další jména a rodné příjmení, rodné číslo, stav a adresa místa trvalého pobytu studenta, u cizinců též datum narození, pohlaví, adresa místa hlášeného pobytu v České republice a státní občanství. O jednotlivých studentech jsou v matrice dále vedeny zejména údaje o zápisu do studia, předchozím vzdělání, studijním programu a formě studia, zápisu do vyššího ročníku nebo dalšího bloku, složené státní zkoušce a uděleném akademickém titulu, přerušení studia, ukončení studia, čísle vysokoškolského diplomu a dodatku k diplomu (byl-li vydán). ZČU může také Vaše osobní údaje zpracovávat za účelem prezentace ZČU.

Pokud jste účastníkem kurzu v rámci celoživotního vzdělávání, je nutné zpracovávat Vaše osobní údaje tak, aby bylo možné zajistit průběh kurzu, na který jste přihlášen/a v rozsahu stanoveném platnou legislativou, smlouvou či případně Vámi uděleným souhlasem.

V případě, že využíváte služeb univerzitní knihovny, zpracovává ZČU také Vaše osobní údaje tak, aby pro Vás mohla zajistit chod knihovních a výpůjčních služeb (zejm. zapůjčování knih či využívání elektronických informačních zdrojů) v rozsahu stanoveném platnou legislativou, smlouvou či případně Vámi uděleným souhlasem.

Pokud jste ubytovaná/ý na kolejích ZČU, potřebuje ZČU znát Vaše osobní údaje k tomu, aby Vás mohla ubytovat v rozsahu stanoveném platnou legislativou, smlouvou či případně Vámi uděleným souhlasem.

Jestliže se stravujete v menzách ZČU, jsou za účelem poskytnutí stravovacích služeb zpracovávány osobní údaje v rozsahu stanoveném platnou legislativou, smlouvou či případně Vámi uděleným souhlasem. ZČU nezpracovává žádné osobní údaje, které by vypovídaly o Vašich specifických stravovacích potřebách či alergiích.

Pokud jste student se specifickými potřebami a máte zájem o využívání služeb Informačního a poradenského centra, musí si ZČU vyžádat doklad potvrzující přítomnost dané specifické potřeby, a to proto, aby mohla Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy doložit tuto informaci tak, aby ZČU byly přiděleny odpovídající finanční prostředky za účelem zajištění zohlednění Vašich specifických potřeb.

Jak dlouho ZČU mé osobní údaje zpracovává?

ZČU zpracovává Vaše osobní údaje vždy po dobu, která odpovídá dané činnosti zpracování.

Například matrika studentů a doklady o rozhodných událostech spojených se studiem jsou dle zákona o vysokých školách archiválie, což znamená, že jejich uchování je trvalé.

Ostatní výše zmiňované osobní údaje jsou na ZČU uchovávány v souladu s platnou legislativou a Spisovým a skartačním řádem ZČU

Kdo s mými osobními údaji nakládá?

Na ZČU v Vašimi osobními údaji nakládají pouze zaměstnanci ZČU, které k tomu opravňuje jejich pracovní zařazení.

Například záznamy do matriky studentů mohou provádět pouze zaměstnanci vysoké školy zvlášť k tomu pověření. Typicky se jedná o studijní referentky a pracovníky úseku Prorektora pro studijní a pedagogickou činnost.

S údaji studentů se specifickými potřebami či údaji vázanými na vyměřování poplatků za studium či např. výplaty stipendií nakládají pracovníci Informačního a poradenského centra ZČU.

Na Vaše osobní údaje v rozsahu jména a příjmení, studijního čísla, e-mailu, studijního programu, formy studia, statusu (tedy studuje/nestuduje), studovaných předmětů a názvu kvalifikační práce může nahlížet Váš vyučující, a to za účelem administrace průběhu Vašeho studia (např. zadávání známek aj.)

Mám přístup ke svým údajům, opravě či odstranění nadbytečných?

Každý student má právo nahlížet do své osobní složky, která je mu dostupná po přihlášení na webu portal.zcu.cz.

Osobní složka studenta je také vedena na studijním oddělení příslušné fakulty. V případě, že ve své složce naleznete chybný či zastaralý údaj, máte také právo na opravu tohoto údaje. Tu můžete provést sami, či za pomoci Vašeho studijního referenta.

Dále máte právo, aby ZČU vymazala Vaše osobní údaje v případě, že pominul účel pro zpracování těchto osobních údajů, neexistuje žádný další zákonný důvod pro zpracovávání osobních údajů, osobní údaje byly zpracovány protiprávně, či pokud vznesete námitku se zpracováním Vašich osobních údajů a ZČU neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování těchto údajů.

Je potřeba mít však na paměti, že ZČU není povinna (ani často nesmí) Vaše osobní údaje vymazat, pokud je jejich zpracování nezbytné pro splnění ukládaných právních povinností, které zpracování osobních údajů vyžadují, je-li nezbytné pro účely archivace, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely, je-li pravděpodobné, že by výmaz vážně ohrozil či znemožnil splnění cílů, kvůli kterým byly osobní údaje shromážděny, je-li zpracování nezbytné pro výkon i obhajobu právních nároků ZČU.

V jakých informačních systémech jsou osobní údaje uloženy?

ZČU Vaše osobní údaje studentů ukládá v informačním systému evidence studentů IS STAG a MAGION.

Komu ZČU moje osobní údaje zpravidla předává?

ZČU musí ze zákona pravidelně předávat údaje o svých studentech do již zmiňované matriky studentů Ministerstvu školství, mládeže a tělovýchovy.

Údaje o Vašem studentském statusu v rozsahu studuje/nestuduje či kontaktní údaje, mohou být v případě, že o to požádáte, předány Plzeňským městským dopravním podnikům, a to za účelem poskytnutí studentských slev na jízdné.

V případě, že se rozhodnete účastnit se výměnného studijního pobytu (např. v rámci programů ERASMUS+, INTER aj.), předá ZČU potřebné osobní údaje za účelem umožnění Vašeho studia příslušným vzdělávacím institucím. Toto předání se uskuteční s využitím zabezpečených kanálů komunikace.

Jak a u koho mohu uplatňovat svá práva?

Svá práva můžete uplatňovat následujícím způsobem:

• Prostřednictvím listinné žádosti doručené ZČU,
• Prostřednictvím formuláře uveřejněného na webových stránkách Pověřence pro ochranu osobních údajů na ZČU
• Prostřednictvím e-mailu zaslaného na kontaktní adresu,
• Osobní návštěvou Pověřence pro ochranu osobních údajů na ZČU.

Mohu ZČU žádat o vysvětlení, proč moje osobní údaje zpracovává?

Ano, i toto je jedním z práv, která jakožto subjekt osobních údajů máte.

Žádosti či dotazy tohoto typu opět směřujte na pověřence pro ochranu osobních údajů ZČU, který je vyřizuje.

Jak si ZČU ověří, že je podaná žádost pravá?

Jakmile dojde k doručení žádosti, kde požadujete výkon Vašich práv, začínáme se jí zabývat.

Z bezpečnostních důvodů Vás pověřenec může vyzvat k prokázání Vaší totožnosti a dodatečnému doložení některých informací tak, aby se ujistil, že podaná žádost není podvodná.

Jak dlouho bude trvat vyřízení mé žádosti?

Vaše žádosti vyřizuje ZČU v co nejkratším možném termínu, nejpozději však do jednoho měsíce od data jejich doručení.

S ohledem na složitost či množství přijatých žádostí je ZČU oprávněna lhůtu pro vyřízení žádosti prodloužit, o čemž bude žadatel předem písemně informován.

Kolik si bude ZČU účtovat za vyřízení mé žádosti?

ZČU Vaše žádosti vyřizuje bezplatně.

Pouze v případě, že je Vaše žádost nepřiměřená, zjevně nedůvodná či pokud se opakuje, může ZČU žadateli v souladu s nařízením GDPR účtovat poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s poskytnutím požadovaných informací nebo s učiněním požadovaných úkonů.

Mám právo podat stížnost týkající se zpracování mých osobních údajů?

Úřad na ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27,
170 00 Praha 7
www.uoou.cz